AI再点検後の確認用案 2026年10月14日
本稿は公開前の原稿案です。【要確定】の事業者情報・本番委託先・保持条件・窓口等を確認してから公表してください。未接続の外部サービスを稼働済みとするものではありません。
1 個人情報を取り扱う事業者
「LightSign」を運営する【要確定 P01 運営法人の正式名称】（以下「当社」といいます。）は、本サービスに関連する個人情報を、個人情報保護法その他の適用法令及び本ポリシーに従って取り扱います。
事業者の住所 【要確定 P02 所在地】
法人の代表者 【要確定 P03 代表者氏名】
個人情報に関する窓口 【要確定 P04 窓口名称、メールアドレス又は受付フォーム、受付方法・時間】
2 適用される方と情報の取得元
本ポリシーは、契約利用者、組織メンバー、契約の確認依頼の受信者、契約書類等に情報を記載された方、及び問い合わせを行う方等の個人情報に適用します。受信者がアカウントを登録していない場合も対象となります。
当社は、ご本人による登録・入力・操作、契約利用者による契約書類や宛先等の登録、組織への招待、相手方との確認手続、及び本サービスへのアクセス等を通じて情報を取得します。第三者から情報を受ける場合は、必要な権限・法的根拠を確認し、法令上必要な措置を行います。
当社が契約利用者から取扱いを委託された契約データと、当社自身の登録・認証・問い合わせ等のために扱う情報とでは、目的及び対応が異なります。委託契約上の役割にかかわらず、当社自身に課される法定義務を履行します。
3 取り扱う情報と利用目的
当社は、次の情報を、以下の目的に必要な範囲で取り扱います。入力される文書の内容によって、含まれる個人情報は異なります。
登録・組織・認証の情報
氏名、メールアドレス、組織名、所属・役割、招待情報、認証に必要な情報、二要素認証の設定・復旧に必要な情報、認証状態及び認証に関する操作記録等を、アカウントの発行・本人確認、ログイン、組織の管理、不正利用の防止、復旧及び重要な通知に利用します。
契約書類と設定の情報
契約本文、契約当事者・担当者の氏名等、住所・所在地、メールアドレス、契約金額、日付、入力欄、会社情報・ロゴ及び個人設定等を、下書きの作成・編集、保存版の作成、表示、確認依頼、回答の管理、PDF作成、検索・台帳及び利用者の設定反映に利用します。
受信者と回答の情報
依頼先のメールアドレス、受信者が入力した氏名又は会社名・住所等、依頼の対象版、回答・コメント、回答日時、配送・処理状態及び締結内容を確認する記録等を、対象契約の確認・回答、当事者への表示、記録作成、重複処理の防止及び紛争等への対応に利用します。
AI機能の入力と利用記録
利用者がAI機能へ入力する質問・必要な会話の範囲、選択した契約の本文又は抜粋、及び当該利用者が権限を持つ組織の対象契約を、利用者が選択したAI支援のために処理します。利用者・組織、機能、対象契約の識別情報、モデル、処理状態、使用量及び時刻等を、利用枠・費用の管理、不正利用防止及び処理状況の確認に利用します。詳細は7項によります。
アクセスと安全管理の情報
Cookie等の識別情報、認証時のIPアドレス・端末又はブラウザーに関する情報、認証・権限変更・契約操作等の記録を、認証の維持、安全管理、障害の調査及び不正利用への対応に利用します。【要確定 P05 本番のWeb・配送・監視基盤が実際に取得するアクセスログの項目と取得範囲】
問い合わせ及び料金に関する情報
連絡先、問い合わせ・苦情・権利請求の内容と対応記録、並びに有料機能を導入する場合の申込・請求・支払状況等を、問い合わせ対応、本人確認、精算、権利保護及び法令対応に利用します。【要確定 P06 課金を採用する場合の取得項目、決済事業者と決済情報の取扱範囲】
当社は、上記の情報を、本サービスの提供・安全管理・適法な権利保護に必要な範囲で利用します。個人情報を新たな目的へ利用する場合は、法令上認められる変更の範囲を確認し、必要な通知・公表又は同意取得を行います。「サービス改善」等の表現だけで、契約本文や個人情報を無制限に転用しません。
4 契約データの共有先
1. 組織内の契約は、その組織に所属し、閲覧権限を持つメンバーが閲覧でき、管理権限を持つ者が編集等を行います。契約ごとに本人だけへ非公開とする機能があるものとはしていません。契約利用者は、組織への招待及び共有範囲を確認してください。
2. 確認依頼の受信者には、その依頼の対象契約を表示します。受信者による回答、回答日時、コメント及び入力された対象情報は、依頼元の組織に表示され、対象契約の記録及びPDF等に反映されることがあります。【要確定 P07 受信者画面での取得・共有の説明及び必要な同意等の手続。受信者向けAI等を提供する場合の条件・事前案内も含め、U18・P11と整合】
3. 同じ組織機能での共有であっても、社外の者の招待等により別法人又は外部者へ個人データを提供する場合は、法令上の第三者提供、委託等のいずれに当たるかを確認し、必要な法的要件を満たす必要があります。利用者の操作だけで、情報に記載されたすべての本人から同意を得たものとは扱いません。
4. 正当な権限を持つ当事者への契約手続に必要な提供であっても、必要な説明・本人同意その他の法定要件を満たします。受信したこと又は契約への回答をしたことだけを、包括的な個人情報利用の同意とは扱いません。
5 第三者提供と委託
当社は、あらかじめ必要な本人の同意を得た場合、法令に基づく場合その他個人情報保護法で認められる場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。法令で必要とされる場合は、確認及び記録の作成・保存を行います。
本サービスの保存、メール配送、AI処理、保守等のために、必要な範囲で個人データの取扱いを委託することがあります。委託先の選定、契約、アクセス範囲、再委託の管理及び取扱状況の確認等、必要な監督を行います。委託を理由として、委託先が自由に独自の目的へ利用できるものとはしません。
採用する委託先と情報の取扱いは【要確定 P08 実際の契約主体、処理内容、取扱情報、再委託及び管理条件】です。開発上の採用予定は、Amazon Web Servicesによる保存・配送及びAmazon BedrockによるAI処理等ですが、本番の契約・設定・接続状況を確認するまでは、実運用済み又はすべて確認済みとは扱いません。
事業承継に伴う取扱いは、適用法令に従います。共同利用を行う場合は、対象情報、利用者の範囲、目的及び管理責任者等を事前に通知し又は容易に確認できる状態に置きます。【要確定 P09 共同利用を採用するか。採用しない場合は共同利用の記載を削除】
6 外国での取扱い
外国にある第三者への個人データの提供がある場合は、本人同意、基準に適合する体制その他法令で認められた要件に従って行います。必要となる外国の制度、提供先が講じる措置及び継続的な確認等について、適用される法的根拠に応じて情報を提供し、必要な措置を行います。
【要確定 P10 保存・処理国、委託先・再委託先による国外からのアクセスの有無、外国制度及び移転の法的根拠と情報提供方法】
国内の処理地域を選択したことだけで、外国法人との関係や再委託・国外アクセスについての法的確認が完了するものとはしません。
7 AI機能での取扱い
AI機能を利用する場合、機能の実行に必要な質問及び対象の契約情報等を、利用前に案内する外部AIへ送信することがあります。組織内検索を行う場合は、当該利用者に権限のある組織の対象契約の範囲に限ります。送信する内容に第三者の個人情報・秘密情報を含めてよいかを確認してください。当社自身も、必要な法的要件及び委託先の管理条件を確認します。
本サービスでは、AIの質問・会話・出力を通常の会話履歴として保存しません。利用者がAIの出力を契約本文へ反映して保存した場合、その内容は契約データとして保存されます。利用量、対象契約の識別情報及び処理状況等の記録は、会話履歴とは別に保存されます。外部AI事業者及び監視等の基盤での入力・出力やログの保持は、事前に案内する条件によります。【要確定 P05・P11の保持範囲との照合】
【要確定 P11 外部AIの契約主体・モデル、送信内容・処理国、入力・出力の保持、学習利用の有無、ログ、安全管理及び利用者への事前案内】
本サービス内で会話履歴を保存しないことと、外部AI事業者での保存の有無は別の事項です。当社は、必要な提供条件と設定を確認した範囲で説明し、未確認の「完全に保存されない」「必ず国内だけで処理される」といった保証は行いません。契約データを独自の汎用AIの学習へ使う包括的な許諾を、単なる本サービス利用又は本ポリシーの公表で得たものとは扱いません。
8 Cookie等
当社は、認証状態、セッション及び安全な操作の維持等にCookieその他の必要な識別情報を用います。ブラウザー等でこれらを制限した場合、ログイン等の機能を利用できないことがあります。
【要確定 P12 本番で使用するCookie・類似技術、目的・有効期間、送信先及び同意管理の要否】
広告配信や第三者アクセス解析等を新たに採用する場合は、情報の内容、送信先及び目的等を事前に案内し、法令上必要な同意等を得ます。現在の原稿で採用済みとするものではありません。
9 保存期間と消去
情報ごとの保存期間は、利用目的、利用契約、法令上の義務及び具体的な権利保護の必要性を踏まえ、必要な範囲に定めます。目的上不要になった個人データは、法令に従って遅滞なく消去するよう努めます。
【要確定 P13 登録・認証情報、契約の下書き・保存版、回答・証跡、配送、AI利用記録、アクセス記録、問い合わせ及びバックアップの保存期間と消去方法】
本サービスの通常機能では、未送信で保存版のない下書きと、保存版・回答記録のある契約とで、削除の取扱いが異なります。組織からの所属解除や利用契約の終了だけで、当該組織のすべての契約データが即時に消去されるものではありません。契約終了後の閲覧・取出し等は【要確定 P14 利用規約のU10と一致する終了後の取扱条件】に示します。
バックアップ等への残存、法定保存又は具体的な紛争対応に必要な保有を行う場合は、目的・アクセス・範囲・期間を限定します。保存版の改変を通常操作で防ぐ仕組みを、適法な開示・訂正・利用停止・消去等の請求を一律に拒否する理由にはしません。
10 安全管理と事故対応
当社は、取り扱う情報とリスクに応じ、取扱責任者・手順の整備、従業者の教育と監督、権限・認証管理、組織間のアクセスの分離、通信・保存環境の保護、不正アクセス対策、委託先の監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
【要確定 P15 本番で実施する組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置及び外国の外的環境把握について、支障のない範囲の公表又は情報提供方法】
個人データの漏えい等を認識した場合は、被害拡大の防止、原因調査及び再発防止を行い、法令上必要な個人情報保護委員会への報告及び本人への通知等を行います。関係する利用者にも、必要な情報を適切に案内します。
11 本人からの請求と相談
当社が保有し、法令上の請求に対応する義務を負う個人データについて、本人又は適法な代理人は、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供停止及び法令上対象となる第三者提供記録の開示等を求めることができます。各請求の要件と対応範囲は適用法令に従います。
請求は1項の窓口へお寄せください。当社は必要かつ過大でない方法で本人又は代理権を確認し、法定の要件と保有状況を確認して、遅滞なく必要な対応を行います。法令上対応できない場合又は請求どおりの対応をしない場合は、法令に従って理由を説明します。
契約利用者から取扱いを委託された情報については、当該利用者との役割と権限を確認し、必要な連携を行いますが、委託を理由に当社自身の法定義務への対応を拒みません。受信者及び契約書類へ記載された方からの相談も受け付けます。
手数料を設ける場合は、利用目的の通知、保有個人データの開示又は法令上対象となる第三者提供記録の開示等、法令上徴収が認められる手続に限り、実費を勘案した合理的な額を事前に示します。訂正・追加・削除、利用停止・消去又は第三者提供停止の請求に、一律の手数料を課すものではありません。
【要確定 P16 請求受付方法、本人・代理権確認、電子的方法による開示、法令上許される手数料の対象・額、問い合わせ対応の責任者及び保存版に関する権利請求の処理手順】
12 要配慮個人情報等と未成年者
要配慮個人情報その他取扱いに特別の要件がある情報は、必要性及び権限を確認し、法令上必要な本人同意その他の要件を満たして扱います。本サービスに不要な個人番号や健康情報等を入力しないでください。契約書へ含まれる情報についても、取扱権限及び必要性を確認してください。
個人番号を含む特定個人情報は、要配慮個人情報とは異なり、番号法で利用・収集・保管・提供が認められる範囲に限定され、本人同意だけでその制限が解除されるものではありません。法令上の利用可能性と専用条件を確認して取扱いを明示的に認めた場合を除き、入力しないでください。【要確定 P19 個人番号等を取り扱わない方針又は法定事務を扱う場合の専用条件・委託・安全管理。U19と整合】
未成年者等の情報を扱う場合は、その本人の理解・能力及び法令上の要件を踏まえて対応します。【要確定 P17 未成年者の利用資格及び必要な同意・確認の方法。利用規約U03と整合】
13 ポリシーの変更
本ポリシーを変更する場合は、変更内容、適用日及び必要な手続を、内容に応じた適切な方法で案内します。変更の公表又は本サービスの継続利用だけで、法令上必要な新たな本人同意を得たものとは扱いません。
制定日及び適用開始日 【要確定 P18 日付。利用規約U17と整合】